事務所内スッキリ!増える書類の整理のコツと処分方法

書類の分類も工夫してみましょう

定位置を決める!

普段使う必要な書類は直ぐに使えるように保管していますか?
保管場所が決まっていないと、書類を探すための時間がかかり作業の効率が悪くなります。
ファイルに保管していても、ファイルに表示がなければ中身を見て確認しなくてはいけません。
迷う時間を作らないように、保管する時には定位置を決めておきましょう。
例えば、業部内容、マニュアル、取引先別、などカテゴリーに分けてみます。
カテゴリーに分けた後に、使用頻度の高い順番に並べて保管すれば探す手間が省けて便利に利用できます。
会社に合わせた定位置を決めましょう。
また、普段使うことが多いファイルは事務所内に置く、そこまで使用頻度の高くないものは倉庫に置くというように決めておけばより快適に利用できます。

アイテムを利用して管理しよう

ファイリングを使用したりインデックスを活用すれば整理もしやすくなります。
インデックスに発行年月や取引先の記載をして並べておけば後から探しやすくなります。
インデックスを利用すれば、探したい情報が直ぐに分かるので利便性が高くなります。
書類を整理すれば、ファイルを活用する場面も多くなります。
書類をファイリングしたものは番号を付けて管理しましょう。
番号が付いていることにより、誰かが持ち出していた時や紛失してしまった時などにファイルが揃っているか否かが一目で分かるようになります。
ファイルの状態が一目で分かれば、紛失した場合でも素早く対応できます。
書類を整理したらアイテムを活用して、必要な書類が便利に利用できるようにしましょう。


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