事務所内スッキリ!増える書類の整理のコツと処分方法

書類を増やさないことを心がけよう

データは無暗に印刷しない

必要だからといって仕事のデータを全て印刷していませんか?
事務所内の書類を整理整頓するためには、書類を増やさないことも大切です。
データがあって紙の資料が必要でない場面であれば、データを極力印刷しないことで書類が増えることを防ぐことができます。
既にある書類でデータだけで十分な場合は紙の書類は処分してしまいましょう。
必要な時に印刷をする方が効果的になります。
また、印刷した書類の使用が終わり、今後使う予定が無かったら処分してしまいましょう。
必要な書類だけを残しておけば、事務所内を整理整頓した状態のまま保つこともできます。
必要なデータだけを印刷するようにして、不要な書類を増やさないようにして書類整理をしましょう。

必要な書類はスキャン保存

書類をスキャンしてデータ管理することができます。
仕事で必要な書類はデータ化して管理、使用している企業も多いです。
古い情報の書類などもスキャンしてデータとして残せば、その書類を処分ができて整理することができます。
書類をデータ化する時は、小まめにスキャンするようにしましょう。
後でスキャンする、と考えていると書類が溜まってしまいます。
スキャンが終わった不要な書類は処分していき、事務所が整理されている状態にしましょう。
データで書類を管理する時は、データの整理整頓も合わせて行うことが大切です。
データも整理がされていなければ探す手間がかかってしまいます。
整理整頓されていれば、後で検索がしやすくなり効率的です。
不要な書類を増やさない方法を活用していきましょう。


この記事をシェアする